MotoBrain -tai asmeninė darbų ir žinių valdymo sistema (personal task and knowledge management system - toliau PTKM).

Kaip MotoBrain arba kokia nors kita PTKM įsipaišo korporatyviniame pasaulyje, kuriame projektų vadovai turi savo sistemas, jose planuojami ir priskiriami darbai, kur egzistuoja ištisos informacinių sistemų ekosistemos ir kur visa tai driekiasi per kelis lygmenis, - įmonės, įmonės kliento lygmuo, vieno projekto lygmuo, kito projekto lygmuo, intranetas, CRM, ir t.t. ?

Korporatyvinėje aplinkoje svarbus kolektyvinės sėkmės faktorius, - galimybė pasikliauti bendražygiais. Jei mano kolegai paskirta užduotis, kurią atlikus ir mano dalis galės judėti į priekį, man itin svarbu, kad jis tą užduotį atliktų laiku ir informuotų mane iš karto tai padaręs. Ir atvirkščiai, - darbuotojas su prasčiausiu patikimumu integruotoje komandoje yra komandos greičio ir efektyvumo ribotuvas.

Pateiksiu tokią supaprastintą schemą, parodančią PTKM vietą bendrame kontekste ir žemiau jos paaiškinimą:

Paveikslėlyje matome tokias komponentes:
  • STUFF: tai visi įmanomi trigeriai, generuojantys darbus: susirinkimo protokolai, projektų planai, emailai, etc. etc.
  • Procesus valdantis projektų vadovas (PM)
  • Centrinės vietos, kuriose
    • Registruojami, stebimi, planuojami ir aktualizuojami visos komandos narių darbai ir jų progresas (Team tasks)
    • Renkama ir teikiama projektui arba padalinio darbui reikalingą informaciją (Information repository)
  • Kiekvieno komandos nario PTKM (mažesni kvadratai apačioje)
  • Procesas: visi aukščiau minėti trigeriai "nugula" į asmenines komandos narių darbų ir informacijos valdymo sistemas (PTKM)
    • per komandines sistemas (trumpos rodyklės)
    • tiesiogiai, aplenkiant komandines sistemas (ilgos rodyklės)

Kokią PTKM naudoja kiekvienas komandos narys dažniausiai yra jo/jos asmeninis reikalas. Todėl nuo čia ir prasideda tas margas pasaulis, kuriame "gyvena" PTKM: vieni turi sąsiuvinius, kuriuose nuolat viską žymisi, kiti blaškosi tarp emailų ir padrikų lapukų, treti svarbius dalykus įsimena (arba jiems nuolat reikia priminti!), dar kiti nuolat viską spausdina ir sega į segtuvus, yra žmonių kategorija kurie tiesiog daug šneka ir dejuoja bet iš esmės nieko nedaro, - tokie net neturi PTKM ir .t.t.

Pasikartosiu: komandos narys su mažiausiu efektyvumu nustato visos komandos efektyvumą. Tai patvirtina ir "Theory of constrains", cituoju Wikipediją:

"TOC adopts the common idiom "a chain is no stronger than its weakest link". This means that processes, organizations, etc., are vulnerable because the weakest person or part can always damage or break them or at least adversely affect the outcome."

Mano 2020ais metais atlikta apklausa įmonėje, kurioje dirbu, pateikia štai tokį vaizdą:


Yra darbuotojų kategorija, kurie dirba pagal GTD metodiką, ir kurie tokio tipo PTKM naudoja naujausias skaitmenines technologijas, -vieną, ar kelias programas: ToDoist, MS ToDo, Wunderlist, Onenote, Evernote, Notion, ....sąrašą galima tęsti be galo. MotoBrain, - tai vienas iš variantų, puikiai tinkančių, kai reikia suvaldyti kelis infosrautus iš skirtingų pasaulių.

Kaip toks žmogus, naudojantis PTKM, elgiasi korporatyvinėje aplinkoje ? Pirmiausia, tai toks žmogus yra "task oriented" ir kiekvieną susirinkimą, ar kitokią interakciją su kolegomis stengiasi baigti konkrečių darbu įvardinimu. Jis visada tikisi/reikalauja, kad būtų susirinkimo protokolai ir žiuri juose, "o ką reikia padaryti man", bei perima užduotis į savo PTKM. Ir visada klausia "tai koks sekantis žingsnis?" arba "o ką konkrečiai turiu padaryti aš?". Tai vadovų itin vertinamas žmogus, nes pas jį(ar ją) galioja principas "pasakyta-padaryta" ir yra aišku, jog nereikės lakstyti iš paskos ir kontroliuoti primenant, ar perklausiant. Ir jei toks žmogus tampa "constrain", - stabdančiu elementu komandinėje grandinėje, tą lengviau pataisyti, nes jis/ji turi detalų savo darbų ir įsipareigojimų sąrašą.

Ir taip, neretai tam užtenka gerai organizuoto sąsiuvinio, ar Word dokumento, bet laikai keičiasi, tempas didėja, informacijos srautai darosi vis intensyvesni ir jų vis daugiau skaitmeniniame formate ir ... gyvenimas vis dažniau REIKALAUJA aukštesnio efektyvumo lygio. Ir vis daugiau darbuotojų suvokia poreikį kažką keisti:

Įsivaizduokite, kokiu tempu ir efektyvumo lygmeniu dirbs Jūsų komanda, kai KIEKVIENAS jos narys turės puikiai suderintą PTKM ir kai projekto, ar departamento vadovas galės būti tikras, jog kiekvienas jo paprašytas atlikti darbas yra registruotas, suplanuotas, sugrupuotas, laukiantis savo eilės ir TIKRAI nepamirštas ir nepraleistas ?

Gamyboje šie principai suvokti ir įdiegti seniai. Informacijos ir "knowledge commerce" pasaulyje tai vis dar nėra "norma" ir dažniausiai šios normos nebuvimas komensuojamas projektų vadovais, kurie daro visokeriopą spaudimą komandai, tuo būdu užtikrindami kiekvieno nario maksimalų efektyvumą.