Kartais po posėdžio, ar kokio eilinio zūmo, ateina SUVOKIMAS apie tai, kas jau padaryta, ką dar reikia padaryti, kas nuspręsta(ir kodėl). Toks nušvitimas galvoje, toks "aha...supratau!" momentas. Tai tarpinis rezultatas pakeliui į galutinį.

Tik tas suvokimas, - lyg baikštus žvėriukas, - pasirodė, ir dingo rūke.

Marius Čepulis, visų mylimas gamtos žinovas ir fotografas, gaudo tokius momentus savo fotoaparatu. Deja, kasdienybėje "suvokimo" momentai fiksuojami nevisada. Esu tikras, jog ir Jums teko dalyvauti projektuose, ar veiklose, kur vyksta įnirtingi pokalbiai, susirinkimas po susirinkimo, atsiranda kažkoks aiškumo jausmas, bet po savaitės jau vėl tenka klaidžioti rūke. Gan dažnas sprendimas, kurį tuomet priima projektų vadovas ar menedžeris yra dažninti susirinkimus ir ilginti juos. Nes gi norisi išlaikyti galvoje tą aiškumą, užfiksuoti tą tarpinį rezultatą. Tik ar tai - teisingas sprendimas?
Foto: Marius Čepulis

Žinių valdymas yra suvokimo būsenos fotografija. Kaip "fotografuoti" rūke pasirodžiusį suvokimo lygį - tarpinį rezultatą ? Paprasta:

  1. Bet kokio susirinkimo ar susitikimo metu žymėtis 3 dalykus:
    • I, - Informacija, kuri yra svarbi rezultatui(tikslui) pasiekti.
    • D, - Decision, - priimtas sprendimas ir jo argumentai.
    • T, - Tasks, - kas turi ką padaryti ir kada.
  2. Jei T dalis nelabai aiški, susirinkimo pabaigoje, kai jau visi nutilo, paklausti: "O tai kokie sekantys žingsniai, kas ką dabar turi padaryti? ".
  3. Per sekantį susirinkimą išsitraukti ir naudoti šią suvestinę - ji dar vadinama "meeting minutes".

Susirinkimas paprastai trunka 0,5-1 valandą. Suvestinę galima(ir reikia) darytis jau jo metu ir tam TIKRAI užteks kelių papildomų minučių iš karto po susirinkimo. Bet iš karto, nes kitaip "laputė pasislėps rūke ir nespėsi nufotografuoti". 20% papildomo darbo duos 80% naudos, - vėl ir vėl Pareto dėsnis.

Rezultatas, - ženkliai greitesnis suvokimo lygio atgaminimas. Magic moment yra išsitraukti tokią suvestinę laiku, greitai ir tinkamame kontekste, nesimuistant po failus, popierių šūsnį ir emailų virtinę. Geras projektų vadovas, ar menedžeris taip ir daro, bet tokių nedaug, - žinau iš(karčios) patirties. Tada išeitis, - susikurti savo individualią tvarkos, kontrolės ir patikimumo oazę visame šitame chaotiškame projekte(ar pasaulyje) ir saugoti ją, puoselėti, bei jos pagalba plėsti savo įtakos zoną, ginti savo interesų sritį, siekti SAVO tikslų.

Svarbu, kad suvestinė būtų vienoje centrinėje vietoje, idealiu atveju "pririšta" prie kalendorinio įvykio ir prireikus greitai surandama. Aš tam naudoju Evernote, bet galima tvarkytis ir su kitokiu įrankiu, tik reikia kad veiktų greita paieška.

Apie tai ir apie kitokias suvestines ir konspektus - paprastai, praktiškai ir suprantamai - MotoBrain.lt webinaruose ir naujienlaiškyje.